Зал для проведения конференций: каким он должен быть?

Сегодня тренинги и семинары — это неотъемлемая часть современной деловой жизни. Профессиональное обучение персонала многое значит для уважающих себя руководителей компаний.

Организация подобных мероприятий зачастую проходит в уже готовых конференц-залах отелей либо гостиничных комплексов.

Если вы планируете собрать семинар лишь собственными силами, не прибегая к аренде, изучите главные правила в организации тренингов, а также основные принципы приема и размещения гостей в переговорных комнатах.

Выбираем подходящее помещение для проведения живых тренингов

Перед тем, как приступать к организации конференции вам необходимо подыскать подходящее помещение. Это могут быть пустые и просторные кабинеты в новых офисных зданиях, аудитории библиотек, институтов либо отдельные залы предприятий питания. В последнем случае лучше всего, если помещение будет иметь отдельный вход. Если тренинг собирается потоковый на 50 и более человек — подойдут актовые залы концертных залов и домов культуры.

Следующий шаг — необходимо уточнить итоговое количество присутствующих на семинаре. Исходя от этого числа вы будете планировать расстановку посадочных мест. Дополнительно предусмотрите наличие доски для записей либо экрана и проектора для демонстрации заранее подготовленных презентаций.

Обязательно организуйте стол, на котором разместите графины с водой, одноразовые стаканы для кофе и чая. Вместо емкостей с водой можно разместить кулер с очищенной водой, который будет автоматически поддерживать температуру (горячую и холодную). Также предварительно закупите печенье и конфеты для проведения кофебрейков.

Стоит помнить о звукоизоляции помещения. Посторонние звуки не должны мешать ведущему, сбивать его с мысли и препятствовать усвоению материала участниками тренинга.

Вентиляция играет немаловажную роль. Если в помещении будет находиться несколько десятков человек, то спустя некоторое время из-за плохой подачи свежего воздуха, работоспособность большей половины присутствующих резко снизится.

Кресла или стулья должны быть максимально комфортными и предназначены для долгого пребывания в одной позиции. Дополнительно подготовьте бумагу для записей, блокноты и шариковые ручки.

Современный конференц-зал, какой он?

Большинство современных аудиторий для потоковых семинаров оснащены всем необходимым. Если перед вами стоит задача связи нескольких групп из разных городов, то вам подойдет почасовая аренда конференц зала со специально установленной техникой и программным обеспечением.

К специальным установкам относится:

— система видео-связи, по которой можно вести бесперебойное вещание одновременно в нескольких точках мира;
— аудио-системное оснащение, то есть наличие микрофонов и громкоговорителей;
— системы визуального отображения информации — проекторы, презентационные экраны и доски для записей;
— системы записи видео, что позволит создать портфолио, презентацию, рекламный ролик о прошедшем тренинге или превью к следующему семинару;
— наличие компьютерной оснащенности — присутствие нескольких ноутбуков либо компьютеров для общей работы в определенной системе.

Современный зал для проведения тренингов не должен быть выполнен в темных тонах, так как участникам приятнее себя ощущать в светлом просторном помещении. Мебель, которая находится в помещении также играет важную роль, столы и стулья не должны быть массивными и слишком ветхими, иначе гости рискуют покинуть зал с испорченной одеждой.

И помните, что присутствующим должно быть максимально комфортно находиться в конференц зале.